1. Responsable du traitement
PollsLive est exploité par A Plus Apps, immatriculée à la Chambre de commerce néerlandaise (KVK) sous le numéro 42117052 et établie aux Pays-Bas (« nous », « notre », « nos »). Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles décrites dans la présente politique, sauf indication contraire à la section 2. Notre autorité de contrôle principale est l’Autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens). Nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données au sens de l’article 37 du RGPD et n’en avons pas désigné ; les questions de confidentialité sont traitées directement par l’équipe à support@pollslive.com ou via notre formulaire de contact.
2. Rôles de responsable du traitement et de sous-traitant
Pour votre compte (votre nom, votre adresse e-mail, votre espace de travail, votre statut de facturation et l'historique de vos demandes de support), nous sommes le responsable du traitement : nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données, et la présente politique le régit.
Pour le contenu et les réponses au sein d'un espace de travail (les questions rédigées par un créateur, les votes et réponses en texte libre soumis par les participants, et tout champ de collecte de prospects activé par un créateur), le propriétaire de l'espace de travail est le responsable du traitement et nous agissons en qualité de sous-traitant selon ses instructions. Si vous avez répondu à un sondage et souhaitez que votre réponse soit supprimée, contactez l'organisation qui l'a organisé ; nous l'aiderons à donner suite à votre demande, et agirons nous-mêmes lorsque la loi l'exige.
Notre Accord de traitement des données conclu au titre de l'article 28 du RGPD décrit ce traitement dans son intégralité et s'applique automatiquement à chaque espace de travail. Vous n'avez pas à en faire la demande. Il intègre les clauses contractuelles types de l'UE lorsqu'elles sont nécessaires pour les transferts ultérieurs. Si votre service achats a besoin d'un exemplaire contresigné, écrivez à support@pollslive.com.
Vos obligations lorsque vous êtes responsable du traitement. Si vous organisez des sondages ou des sessions en direct, vous devez disposer d'une base légale pour toute donnée personnelle que vous collectez auprès des participants, fournir toute information sur la protection de la vie privée exigée par la loi et obtenir le consentement lorsqu'il est requis. Nous traitons ces données selon vos instructions en vertu de l'accord de traitement des données ; nous ne vérifions pas si votre information ou le consentement obtenu sont adéquats. Voir également la section « Votre contenu » de nos Conditions.
Si vous répondez à un sondage ou rejoignez une session en direct. La personne ou l'organisation qui l'organise décide des questions posées et de ce qu'il advient de vos réponses : elle est le responsable du traitement et doit vous indiquer comment elle les utilise, et nous exploitons le Service pour elle en qualité de sous-traitant. Nous ne sommes responsable du traitement que pour ce qui garantit l'équité du vote et la sécurité du Service : un jeton de navigateur aléatoire stocké dans le cookie pollslive_voter (12 mois) et les journaux de sécurité et d'abus (12 mois). Vous n'avez pas besoin de compte et vous pouvez répondre sans donner votre nom. Vos réponses sont conservées jusqu'à ce que l'organisateur les supprime ou ferme son espace de travail. Pour consulter, rectifier ou supprimer vos réponses, contactez l'organisateur ; vous pouvez également nous contacter et nous transmettrons votre demande, ou agirons nous-mêmes lorsque la loi l'exige. Vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données ; la nôtre est l'Autoriteit Persoonsgegevens néerlandaise.
3. Données que nous collectons
Données de compte : nom, adresse e-mail, empreinte (hash) du mot de passe (pour la connexion par identifiants) ou identifiant de compte Google (pour la connexion OAuth), appartenance à un espace de travail et statut de facturation.
Contenu des sondages : questions, options, thèmes, présentations et configurations de sondages publiés que vous créez.
Données de vote et de participation : options sélectionnées, pseudonymes que vous choisissez lors des sessions en direct, et horodatages. Nous utilisons un jeton de navigateur protégé et une prévention des abus côté serveur pour limiter les votes en double sans exiger de compte. Les enregistrements de vote ne contiennent ni le nom, ni l'adresse e-mail, ni l'adresse IP brute d'un votant, sauf si le participant fournit volontairement un nom d'affichage. Les votes sont donc pseudonymes et non anonymes au sens juridique : les réponses provenant d'un même navigateur peuvent être reliées entre elles, mais pas à un nom, sauf si le participant en fournit un.
Soumissions via le formulaire de contact : lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous conservons votre nom, votre adresse e-mail, la catégorie sélectionnée, l'objet, le message et tous les fichiers que vous joignez, ainsi qu'une adresse IP hachée et l'agent utilisateur du navigateur à des fins de prévention des abus. Nous les utilisons uniquement pour traiter votre demande.
Collecte de prospects (facultative) : si la collecte de prospects est activée sur un sondage ou une enquête, nous stockons les champs de contact que le répondant remplit (par exemple l'adresse e-mail, le nom ou l'entreprise), uniquement s'il coche la case de consentement, ainsi que le statut de leur transmission vers vos destinations. Sur les offres qui l'incluent, la collecte de prospects est activée par défaut pour l'enquête de satisfaction envoyée après une session en direct.
Actualités PollsLive : si vous demandez à recevoir les actualités du produit PollsLive, dans le pied de page du site ou avec la case facultative d'une enquête de satisfaction après un événement, nous stockons votre adresse e-mail, l'endroit où vous vous êtes inscrit et une empreinte (hash) de votre adresse IP. La case n'est jamais cochée à votre place, nous n'envoyons rien d'autre qu'un e-mail de confirmation tant que vous n'avez pas confirmé l'adresse, et vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. L'organisateur de l'enquête ne voit pas ce choix.
Chat Pulse AI : lorsque vous utilisez l'assistant de Studio, nous stockons les transcriptions des conversations nécessaires pour poursuivre l'échange et améliorer la qualité du support.
Contenu envoyé aux fonctionnalités d'IA : lorsque vous utilisez Pulse AI pour rédiger un sondage ou y ajouter des branchements, vos prompts et le contenu du sondage sont transmis à notre sous-traitant d'IA, qui ne les achemine que vers des fournisseurs de modèles qui ne conservent pas les prompts et ne les utilisent pas pour l'entraînement. Si un hôte lance une synthèse IA des réponses sur un sondage, les réponses en texte libre des participants à ce sondage ne sont transmises qu'à un fournisseur dont les conditions interdisent de les conserver ou de les utiliser pour l'entraînement ; lorsqu'aucun n'est configuré, c'est notre moteur à base de règles qui rédige la synthèse. Les fournisseurs sont nommés sur notre page Sous-traitants.
Source de recommandation : si vous arrivez via un lien qui indique sa provenance (par exemple un annuaire de logiciels ou notre newsletter), nous enregistrons cette seule étiquette courte (telle que « g2 » ou « newsletter ») sur votre espace de travail, une fois, à sa création. Elle indique quel canal vous a fait connaître PollsLive, afin que nous sachions lesquels méritent nos efforts. Elle n'est jamais écrasée, n'est liée à aucune régie publicitaire, et nous ne déposons aucun cookie ni ne stockons quoi que ce soit sur votre appareil pour la recueillir.
Données d'utilisation et techniques : pages consultées, utilisation des fonctionnalités et journaux de sécurité servant à exploiter, sécuriser et améliorer le Service.
4. Comment nous utilisons les données
- Fournir, maintenir et améliorer le Service de sondage
- Authentifier les créateurs et gérer les espaces de travail
- Traiter les abonnements et prévenir la fraude au paiement
- Afficher les résultats de sondage en temps réel et agrégés
- Répondre aux demandes d'assistance, de facturation et de confidentialité
- Détecter, prévenir et enquêter sur les abus et les incidents de sécurité
5. Bases légales (RGPD)
Lorsque le RGPD s'applique, nous nous fondons sur les bases légales suivantes. Exécution d'un contrat : fourniture du Service aux titulaires de compte, encaissement des paiements, fonctionnalités d'IA que vous demandez, et e-mails relatifs au compte et à la facturation. Intérêts légitimes : sécurisation du Service, prévention des votes en double, de la manipulation des votes et des abus, contrôles anti-fraude sur les paiements, réponse aux demandes, enregistrement du lien qui vous a amené jusqu'à nous, et compréhension de l'utilisation agrégée du produit, mis en balance à chaque fois avec vos droits. Obligation légale : registres fiscaux et comptables et réponse aux demandes légales. Consentement : outils d'analyse non essentiels et Whop Pixel, et actualités PollsLive par e-mail. Les coordonnées recueillies par la collecte de prospects et les réponses aux sondages sont traitées pour le compte de l'hôte qui organise le sondage, lequel détermine leur base légale. Pour créer un compte, vous devez nous fournir une adresse e-mail et un mot de passe ou une connexion Google, et pour acheter une offre, vous devez fournir vos informations de paiement à Whop ; sans elles, nous ne pouvons pas fournir ces parties du Service. Les participants ne sont pas tenus de nous fournir de données personnelles pour répondre à un sondage. Lorsque nous nous fondons sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, et le retirer est aussi simple que de le donner. Lorsque nous nous fondons sur les intérêts légitimes, vous avez le droit de vous y opposer.
6. Décisions automatisées et profilage
Nous ne procédons à aucune prise de décision automatisée produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire au sens de l'article 22 du RGPD, et nous ne constituons pas de profils marketing ou comportementaux à des fins publicitaires. Trois processus automatisés sont toutefois mis en œuvre. Des contrôles anti-abus attribuent un score à une requête (limites de débit, défis anti-bots, détection des votes en double) afin de garantir l'équité des sondages. Notre prestataire de paiement renvoie un score de fraude associé à chaque paiement, que nous conservons et pouvons prendre en compte lors de l'examen d'un paiement contesté ou suspect ; ce score ne décide jamais à lui seul si vous pouvez utiliser le Service. Les fonctionnalités d'IA facultatives de Pulse AI génèrent, à votre demande, des suggestions de contenu de sondage, et c'est toujours un humain qui publie. Si l'un de ces processus vous bloque par erreur, contactez-nous et une personne examinera la situation : vous pouvez demander une intervention humaine, exprimer votre point de vue et contester le résultat.
7. Sous-traitants
Nous faisons appel à un petit nombre de sous-traitants de confiance pour fournir le Service. Le tableau ci-dessous répertorie ceux qui traitent les flux de données personnelles les plus courants.
| Sous-traitant | Type de service | Localisation / juridiction | Données transférées |
|---|---|---|---|
| Whop Inc. | Traitement des paiements et facturation (Merchant of Record) | États-Unis / international (clauses contractuelles types de l'UE) | Informations de facturation, adresse e-mail, historique des transactions |
| Hostinger | Infrastructure cloud et calcul | Centres de données dans l'Union européenne | Enregistrements de base de données, journaux applicatifs |
| MXroute | E-mails transactionnels et d'authentification | États-Unis / international (clauses contractuelles types de l'UE) | Adresse e-mail du compte, liens magiques, avis de facturation |
La liste complète et à jour de tous les sous-traitants auxquels nous faisons appel figure sur notre page Sous-traitants.
8. Tiers
- Whop : traitement des paiements et gestion des abonnements, agissant en qualité de Merchant of Record
- Google : authentification unique (OAuth) facultative pour l'accès au compte
- Cloudflare : DNS, CDN et protection contre les bots (Turnstile)
- OpenRouter : notre fournisseur d'IA pour le chat Pulse AI et la génération ; il transmet chaque requête au fournisseur du modèle choisi. Nous n'acheminons les requêtes que vers des fournisseurs de modèles qui ne conservent pas les prompts et ne les utilisent pas pour l'entraînement, et nous n'utilisons pas d'offres de modèles gratuites.
- MXroute : envoi des e-mails transactionnels (e-mails liés au compte, à la facturation et au produit)
- Hostinger : hébergement basé dans l'UE pour notre application, notre base de données et notre cache
Une liste complète et à jour, avec la finalité de chaque prestataire, les données qu'il traite et sa localisation, figure sur notre page Sous-traitants. Nous ne vendons pas de données personnelles à des tiers.
10. Sécurité des données
Le trafic est chiffré en transit. Les identifiants de connexion sont protégés par un stockage à sens unique conforme aux normes du secteur, et l'accès aux systèmes de production est restreint. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles et réexaminons ces mesures à mesure que le service évolue.
11. Violations de données
Nous maintenons des procédures pour détecter, examiner et consigner les violations de données personnelles. Lorsqu'une violation est susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous la notifierons à l'Autoriteit Persoonsgegevens dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, comme l'exige l'article 33 du RGPD. Lorsque le risque est élevé, nous informerons également les utilisateurs concernés directement et dans les meilleurs délais conformément à l'article 34. Lorsque nous agissons en qualité de sous-traitant pour le propriétaire d'un espace de travail, nous notifierons ce client dans les meilleurs délais afin qu'il puisse remplir ses propres obligations.
12. Transferts internationaux
Notre infrastructure applicative principale est hébergée en Allemagne, dans l'UE. Certains sous-traitants sont établis hors de l'EEE ou peuvent y traiter des données, notamment aux États-Unis : Whop, Google, Cloudflare, MXroute, Slack (uniquement si vous le connectez) et OpenRouter, avec les fournisseurs de modèles d'IA vers lesquels il transmet les requêtes. Pour chacun de ces transferts, nous nous appuyons sur le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le destinataire y est certifié et, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (avec l'addendum britannique pour les données du Royaume-Uni), avec des mesures complémentaires si nécessaire. Vous pouvez nous demander une copie des garanties applicables.
13. Conservation et suppression
Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire. Une tâche planifiée applique les délais ci-dessous aux journaux de sécurité, d'abus et d'audit, aux journaux d'envoi des e-mails sortants, aux copies stockées du contenu des e-mails, aux enregistrements de réinitialisation de mot de passe, aux conversations Pulse AI et aux bannissements d'IP expirés. Les données de compte sont conservées tant que votre compte est actif et supprimées lorsque vous le supprimez ; le contenu des sondages et les réponses, y compris les coordonnées recueillies par la collecte de prospects, jusqu'à ce que l'hôte les supprime ou que l'espace de travail soit fermé ; les journaux de sécurité, d'abus et d'audit et les journaux d'envoi des e-mails sortants, 12 mois ; les copies stockées du contenu des e-mails, 90 jours ; les conversations avec l'assistant Pulse AI, 180 jours après le dernier message ; les inscriptions aux actualités PollsLive, jusqu'à votre désinscription ; les soumissions du formulaire de contact et leurs pièces jointes, jusqu'à la résolution de votre demande et l'extinction de toute obligation liée : nous les examinons et les supprimons manuellement plutôt qu'après un nombre fixe de jours, car un échange commercial ou juridique peut durer plus longtemps qu'un délai de purge générique ; les enregistrements de réinitialisation de mot de passe, 12 mois. Les bannissements d'IP expirés sont levés automatiquement puis supprimés, de même que ceux que nous levons manuellement ; un bannissement encore en vigueur est conservé jusqu'à ce que nous le levions.
Ce que nous conservons après la suppression de votre compte. Les enregistrements de facturation et les factures, y compris les remboursements et l'adresse e-mail qui y est associée, sont conservés pendant 7 ans parce que le droit fiscal néerlandais l'exige. L'article 17, paragraphe 3, point b), du RGPD nous permet de conserver des données lorsqu'une obligation légale s'applique. Nous conservons aussi un enregistrement de la suppression : la date, si vous ou un administrateur avez supprimé le compte, le forfait, la langue et le nombre d'espaces, de sondages et de sessions, plus un hash de l'adresse e-mail qui permet de reconnaître une inscription ultérieure avec la même adresse. Cet enregistrement ne contient ni votre nom ni l'adresse. Les réponses au retour d'expérience sont supprimées avec le compte. Tout le reste lié à votre compte, y compris vos journaux d'envoi d'e-mails, est supprimé avec lui.
L'enregistrement de suppression contient aussi l'identifiant interne du compte, sa date de création, la façon dont vous nous avez dit avoir connu PollsLive et le motif choisi lors de la suppression, le cas échéant. Il est effacé 3 ans après le compte. Les blocages d'IP levés manuellement sont effacés 12 mois après leur levée. Une adresse en échec de distribution ou désinscrite reste 12 mois sur notre liste d'exclusion, afin que nous ne lui écrivions plus.
La suppression est immédiate dans l'application et se propage aux sauvegardes dans un délai de 35 jours, après quoi les copies de sauvegarde sont renouvelées et éliminées.
14. Vos droits
Selon votre juridiction (y compris en vertu du RGPD et du UK GDPR), vous pouvez disposer du droit d’accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les supprimer, d’en limiter le traitement ou de les transférer, de vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, et de retirer votre consentement à tout moment. La plupart de ces droits s’exercent depuis Studio → Compte et confidentialité ; pour toute autre demande, contactez-nous et nous y répondrons dans un mois, comme l’exige l’article 12(3). Nous ne facturons pas ces demandes et ne vous traiterons pas moins bien pour en avoir fait une. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale : pour nous, c’est l’autorité néerlandaise Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), et au Royaume-Uni le Information Commissioner’s Office (ico.org.uk). Les participants et anciens utilisateurs peuvent aussi utiliser notre formulaire de demande de confidentialité.
15. Droits à la vie privée selon les États américains
Si vous résidez en Californie (CCPA/CPRA) ou dans un autre État américain doté d'une loi complète sur la protection de la vie privée (comme la Virginie, le Colorado, le Connecticut ou l'Utah), vous avez le droit de savoir quelles informations personnelles nous collectons, d'y accéder et de les supprimer, de corriger les inexactitudes, et de refuser la « vente » ou le « partage » de vos informations personnelles ainsi que la publicité ciblée.
Nous ne vendons pas vos informations personnelles, nous ne les utilisons pas pour de la publicité comportementale intercontextuelle, et nous ne l'avons pas fait au cours des douze derniers mois. Un script soumis à consentement, le Whop Pixel, transmet des pages vues et l'attribution des achats à Whop, notre Merchant of Record ; dans la mesure où cela constitue un « partage » au sens de la loi de votre État, refuser les outils d'analyse dans la bannière de consentement, ou dans Studio → Compte et confidentialité, vaut opposition et maintient le pixel désactivé. Nous ne collectons ni ne traitons sciemment d'informations personnelles sensibles dans le but d'en déduire des caractéristiques. Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de suppression, de rectification et de portabilité depuis Studio → Compte et confidentialité ou en nous contactant, et vous ne ferez l'objet d'aucune discrimination pour l'avoir fait. Vous pouvez recourir à un mandataire autorisé lorsque la loi de votre État le permet.
Global Privacy Control. Si votre navigateur envoie un signal Global Privacy Control (GPC), nous le traitons comme votre refus de la vente et du partage : les statistiques et le Whop Pixel restent désactivés et la bannière de consentement ne s'affiche pas. Vous pouvez modifier ce choix via Vos choix de confidentialité, en bas de chaque page.
Recours. Si nous refusons une demande relative à la vie privée, nous vous en indiquerons la raison. Les résidents des États qui prévoient un droit de recours (notamment la Virginie, le Colorado, le Connecticut, le Montana, le Texas et l'Oregon) peuvent contester cette décision en répondant à notre réponse ou en écrivant à support@pollslive.com avec « Privacy appeal » en objet. Nous examinerons le recours et y répondrons dans un délai de 45 jours. Si nous rejetons le recours, vous pouvez contacter l'Attorney General de votre État.
16. Vie privée des mineurs
PollsLive ne s'adresse pas aux enfants. En créant un compte, vous confirmez avoir au moins 16 ans, ou 13 ans lorsque la loi locale autorise un âge inférieur avec le consentement approprié. Nous ne demandons pas de date de naissance à l'inscription et ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants n'ayant pas cet âge. Si vous pensez qu'un enfant nous a communiqué des données personnelles, contactez-nous et nous les supprimerons rapidement.
Utilisation en classe. Des enseignants et des établissements utilisent PollsLive avec des élèves. Dans ce cas, l'école ou l'établissement est le responsable du traitement pour l'activité en classe et il lui appartient de disposer de la base légale appropriée ou du consentement parental requis en vertu du RGPD (article 8), de la loi américaine sur la protection de la vie privée des enfants en ligne (Children's Online Privacy Protection Act, COPPA) et de toute législation scolaire locale. Les élèves répondent aux sondages sans compte et sans qu'on leur demande leur nom, sauf si l'enseignant active les pseudonymes, ce qui réduit par conception au minimum les données personnelles concernées.
Plateformes d'apprentissage. PollsLive ne reçoit ni liste de classe ni dossier d'élève d'une plateforme d'apprentissage (LMS) : un lancement depuis un LMS ouvre le sondage et l'élève rejoint comme tout autre participant.
17. Inde et autres régions
Si vous vous trouvez en Inde, nous traitons vos données personnelles conformément au Digital Personal Data Protection Act, 2023 (loi DPDP) et à ses règles d'application. Vous disposez du droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier et de les effacer, du droit à un traitement de vos réclamations et du droit de désigner une autre personne pour exercer vos droits en votre nom. Pour déposer une réclamation, contactez support@pollslive.com avec « DPDP grievance » en objet et nous vous répondrons dans les délais exigés par la loi ; si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez saisir le Data Protection Board of India. Dans toutes les autres régions, nous appliquons les garanties décrites dans la présente politique (des protections de niveau RGPD) à toute personne qui utilise le Service, où qu'elle se trouve.
18. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique, par exemple lorsque nous ajoutons une fonctionnalité, changeons un sous-traitant, ou lorsque la loi évolue. La version en vigueur est toujours sur cette page avec sa date d’effet. Pour les changements qui affectent matériellement vos droits ou l’usage de vos données, nous donnerons un préavis d’au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur, par un avis sur le Service et par e-mail aux titulaires de compte lorsque nous disposons d’une adresse vérifiée. Lorsqu’un changement exige votre consentement en vertu du droit applicable, nous le demanderons plutôt que de le présumer. La poursuite de l’utilisation après l’entrée en vigueur d’un changement non matériel vaut acceptation ; si vous n’acceptez pas un changement matériel, vous pouvez supprimer votre compte avant qu’il ne prenne effet.
19. Contact
Demandes relatives à la confidentialité : support@pollslive.com, ou utilisez notre formulaire de contact et choisissez « Confidentialité / RGPD ».