Accord de traitement des données

1. Parties et périmètre

Le présent accord est conclu entre vous (le propriétaire de l'espace de travail, désigné ici comme le client) et A Plus Apps, immatriculée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise (KVK) sous le numéro 42117052 et établie aux Pays-Bas, qui exploite le service PollsLive. Il régit le traitement de données personnelles que nous effectuons pour votre compte et prévaut sur toute disposition contraire des Conditions générales à ce sujet. Rien dans le présent accord ne réduit un droit dont vous disposez au titre du RGPD.

2. Qui est responsable du traitement, qui est sous-traitant

Pour le contenu et les réponses au sein de votre espace de travail (les questions que vous rédigez, les votes et réponses en texte libre soumis par vos participants, les pseudonymes qu'ils choisissent et tout champ de collecte de prospects que vous activez), vous êtes le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant. Vous décidez de ce que vous demandez, à qui vous le demandez et pendant combien de temps vous le conservez. Le présent accord couvre ce traitement.

Pour votre propre compte (votre nom, votre adresse e-mail, votre espace de travail, votre statut de facturation et l'historique de vos demandes de support), nous sommes le responsable du traitement, et c'est notre Politique de confidentialité qui le régit, et non le présent accord. La répartition est la même que celle décrite à la section 2 de cette politique.

Lorsqu'une école, un employeur ou une autre institution organise des sessions avec PollsLive, cette institution est le responsable du traitement pour l'activité en classe ou sur le lieu de travail, et le présent accord est conclu avec elle.

3. Objet, durée, nature et finalité

Objet et finalité. La fourniture du service PollsLive : hébergement de sondages, de questionnaires et de sessions en direct, collecte et décompte des réponses en temps réel, présentation des résultats, et production d'exports et de synthèses à votre demande.

Nature du traitement. Collecte, enregistrement, conservation, structuration, extraction, affichage, export et effacement, par des moyens automatisés. Lorsque vous utilisez nos fonctionnalités d'IA, cela inclut également la transmission au sous-traitant d'IA nommé sur notre page Sous-traitants. Notez que le lancement d'une synthèse IA des réponses transmet les réponses en texte libre de vos participants à ce sondage.

Durée. Aussi longtemps que votre espace de travail existe, puis uniquement pendant la période décrite à la section 10.

Catégories de personnes concernées. Vos participants et répondants, les membres que vous invitez dans votre espace de travail, et toute personne identifiée dans le contenu que vous téléversez.

Types de données personnelles. Les réponses à vos questions, y compris les réponses en texte libre ; les pseudonymes ou noms d'affichage saisis par les participants ; tout champ de contact ou de collecte de prospects que vous choisissez de collecter ; les noms et adresses e-mail des membres de l'espace de travail ; et les données techniques utilisées pour empêcher les votes en double, qui consistent en une valeur pseudonyme à sens unique et non en une adresse stockée. Nous ne vous demandons pas de données relevant des catégories particulières de l'article 9, et le service n'est pas conçu pour en contenir. Si vos questions en suscitent, vous restez le responsable du traitement pour cette décision.

4. Traitement sur instructions documentées

Nous ne traitons les données personnelles que sur vos instructions documentées, y compris en ce qui concerne les transferts internationaux. Votre utilisation du service (les sondages que vous créez, les paramètres que vous choisissez, les exports que vous effectuez) constitue ces instructions, conjointement avec le présent accord et les Conditions. Si le droit de l'UE ou d'un État membre nous oblige à effectuer un traitement sur une autre base, nous vous en informerons avant de le faire, sauf si ce droit interdit une telle information. Si nous estimons qu'une instruction enfreint la législation sur la protection des données, nous vous en informerons.

5. Confidentialité

L'accès aux systèmes de production est limité aux personnes qui en ont besoin pour exploiter le service et en assurer le support, et elles sont tenues par des obligations de confidentialité qui survivent à la fin de leur mission. Nous ne consultons pas le contenu des espaces de travail, sauf lorsque cela est nécessaire pour fournir un support que vous avez demandé, pour examiner un signalement d'abus ou lorsque la loi l'exige.

6. Mesures de sécurité (article 32)

Les mesures techniques et organisationnelles actuellement en place. Elles sont décrites plus en détail sur notre page Sécurité ; la présente liste correspond à ce à quoi nous nous engageons contractuellement, et nous pouvons modifier une mesure spécifique à condition que le niveau global de protection ne soit pas réduit.

Chiffrement en transit. Tout le trafic est servi en TLS, terminé au niveau de notre CDN, avec HTTP Strict Transport Security appliqué.
Stockage des identifiants. Les mots de passe sont protégés par un stockage à sens unique conforme aux normes du secteur. Nous n'en détenons jamais de copie récupérable.
Minimisation des données pour la lutte contre les abus. Les identifiants techniques utilisés pour prévenir les abus sont minimisés, protégés et conservés uniquement dans la mesure nécessaire à la finalité de sécurité concernée.
Sécurité de l'infrastructure. Les données du service sont hébergées dans l'Union européenne, avec des contrôles réseau et d'accès en plusieurs couches.
Contrôle d'accès. L'accès aux espaces de travail est fondé sur les rôles, les actions administratives sont auditées, et l'accès à la production est limité au personnel autorisé.
Renforcement de l'application. Nous utilisons des contrôles de sécurité du navigateur, des limites de requêtes, une prévention automatisée des abus et une surveillance de sécurité adaptés au service.
Sécurité des téléversements. Les images sont réencodées à leur réception, ce qui supprime les métadonnées intégrées et tout ce qui n'est pas une donnée d'image ; les types de fichiers non sûrs sont refusés.
Résilience. Les sauvegardes s'exécutent selon un calendrier, sont conservées sur un autre site et font l'objet de tests de restauration plutôt que d'être présumées fonctionnelles. Les durées de conservation sont appliquées par une tâche planifiée plutôt que de rester un simple objectif.
Accès à vos données. Les propriétaires d'espace de travail peuvent exporter leurs données et supprimer leur compte sans nous le demander, de sorte qu'aucune de ces opérations ne dépend de notre délai de réponse.
Correctifs et gestion des vulnérabilités. Les mises à jour de sécurité du système d'exploitation sont appliquées automatiquement, et la configuration de l'hôte est auditée régulièrement. Les dépendances de l'application sont surveillées au regard des vulnérabilités publiées et mises à jour en continu.
Données stockées. L'accès aux données stockées du service est restreint, et les identifiants sensibles bénéficient d'une protection à sens unique.

7. Sous-traitants ultérieurs

Vous nous accordez une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste actuelle, avec la finalité de chacun, les données qu'il traite et sa localisation, est publiée et tenue à jour sur la page Sous-traitants. Cette page constitue l'annexe du présent accord et non une copie de celle-ci, de sorte que les deux ne peuvent pas diverger.

Chaque sous-traitant ultérieur est lié par un accord écrit lui imposant des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que celles du présent accord, et nous sommes responsables envers vous de l'exécution de ses obligations comme de la nôtre, dans les limites de responsabilité de l'article 20 de nos Conditions générales. Lorsque nous prévoyons d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, nous mettons à jour cette page en indiquant la modification et sa date de prise d'effet au moins 30 jours avant qu'il ne commence à traiter vos données, sauf si nous devons agir plus tôt pour préserver la sécurité ou la disponibilité du Service, auquel cas nous la mettons à jour dès que possible. Tout client peut demander, via notre formulaire de contact, à être informé directement de ces modifications, et peut s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données avant la prise d'effet de la modification. Si nous ne pouvons pas remédier à l'objection, vous pouvez mettre fin au service concerné et nous vous remboursons les sommes payées d'avance pour la période non utilisée.

8. Assistance pour les droits des personnes concernées

Compte tenu de la nature du traitement, nous vous aidons, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à répondre aux demandes de vos participants visant à accéder à leurs données, à les rectifier, à les effacer, à en limiter le traitement, à les porter ou à s'opposer à leur traitement. En pratique, la plupart de ces opérations sont en libre-service : les propriétaires d'espace de travail peuvent consulter, exporter et supprimer directement les réponses. Si un participant nous contacte au sujet d'un sondage que vous avez organisé, nous le renverrons vers vous en tant que responsable du traitement et vous aiderons à donner suite à la demande. Lorsqu'une demande nous parvient et que la loi nous oblige à agir nous-mêmes, nous le ferons.

9. Notification des violations et analyses d'impact

Nous maintenons des procédures pour détecter, examiner et consigner les violations de données personnelles. Lorsqu'une violation concerne des données personnelles que nous traitons pour vous, nous vous en informerons dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, en vous fournissant les informations dont vous avez besoin pour remplir votre propre obligation au titre de l'article 33 : ce qui s'est passé, les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises. Lorsque nous ne disposons pas encore de toutes ces informations, nous vous transmettons celles dont nous disposons et les complétons ensuite. La notification à votre autorité de contrôle reste votre décision en tant que responsable du traitement.

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont nous disposons, nous vous aidons à réaliser les analyses d'impact relatives à la protection des données et les consultations préalables prévues aux articles 35 et 36.

10. Restitution et suppression

À tout moment pendant la durée du service, vous pouvez exporter les données de votre espace de travail dans un format lisible par machine, de sorte que la restitution ne dépend pas de la résiliation.

Lorsque vous supprimez votre compte ou fermez votre espace de travail, nous supprimons les données personnelles que nous traitons pour vous, sauf lorsque le droit de l'UE ou d'un État membre nous oblige à les conserver, notamment les enregistrements de facturation, qui sont soumis à une obligation de conservation néerlandaise et sont mentionnés dans notre Politique de confidentialité au lieu d'être supprimés. Nous les supprimons de nos systèmes en production dans un délai de 30 jours, et elles disparaissent de nos sauvegardes au fil de leur rotation, dans un délai supplémentaire de 35 jours. Sur demande, nous confirmons la suppression par écrit.

11. Information et audit

Nous mettons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28, et permettons la réalisation d'audits, y compris d'inspections, par vous ou par un auditeur que vous mandatez, et y contribuons.

Dans un premier temps, nous répondrons à un questionnaire de sécurité écrit et fournirons une présentation écrite de nos contrôles, de la localisation des données et de nos pratiques de revue, ce qui, pour la plupart des clients, règle la question sans visite sur site. Lorsque cela n'est réellement pas suffisant, un audit peut être réalisé moyennant un préavis raisonnable, au maximum une fois par an sauf si une violation ou une autorité de contrôle l'exige, pendant les heures ouvrables, sous réserve de confidentialité et d'une manière qui ne perturbe pas le service pour les autres clients. Nous sommes une petite entreprise : nous ne publions pas de rapports d'audit détaillés sur l'internet public, et nous le disons plutôt que de laisser entendre que nous détenons une certification que nous n'avons pas.

12. Transferts internationaux

Notre application principale et notre base de données sont hébergées dans l'Union européenne. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur est susceptible de traiter des données personnelles en dehors de l'EEE, ce transfert est effectué sur la base d'une garantie appropriée au titre de l'article 46 : en pratique les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework). Les clauses du module deux (responsable du traitement vers sous-traitant) sont intégrées par référence au présent accord pour tout transfert de ce type, les annexes du présent accord étant constituées par les sections 3, 6 et 7 ci-dessus.

13. Obtenir un exemplaire signé

Le présent accord est déjà en vigueur pour votre espace de travail ; aucune signature n'est nécessaire pour qu'il s'applique. Si votre service achats ou votre service juridique a besoin d'un PDF contresigné, ou souhaite qu'il soit signé sur votre propre modèle, écrivez à support@pollslive.com ou utilisez notre formulaire de contact en choisissant « Privacy / GDPR ». Les questions portant sur tout ce qui précède doivent être adressées au même endroit.