डेटा प्रसंस्करण अनुबंध

1. पक्षकार और दायरा

यह अनुबंध आपके (कार्यस्थान के स्वामी, जिन्हें यहाँ ग्राहक कहा गया है) और A Plus Apps के बीच है, जो डच चैंबर ऑफ़ कॉमर्स (KVK) में संख्या 42117052 के अंतर्गत पंजीकृत है, नीदरलैंड में स्थापित है, और PollsLive सेवा का संचालन करता है। यह आपकी ओर से हमारे द्वारा किए जाने वाले व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण को नियंत्रित करता है और उस विषय पर नियम और शर्तें में दी गई किसी भी विपरीत बात पर प्राथमिकता रखता है। इसमें कुछ भी GDPR के अंतर्गत आपके किसी अधिकार को कम नहीं करता।

2. नियंत्रक कौन है, प्रोसेसर कौन है

आपके कार्यस्थान के भीतर की सामग्री और प्रतिक्रियाओं के लिए (आपके द्वारा लिखे गए प्रश्न, आपके प्रतिभागियों द्वारा सबमिट किए गए वोट और मुक्त-पाठ उत्तर, उनके द्वारा चुने गए उपनाम, और आपके द्वारा चालू किए गए कोई भी लीड-कैप्चर फ़ील्ड) आप नियंत्रक (Controller) हैं और हम प्रोसेसर (Processor) हैं। क्या पूछना है, किससे पूछना है, और उसे कितने समय तक रखना है, यह आप तय करते हैं। यह अनुबंध उसी प्रसंस्करण को कवर करता है।

आपके अपने खाते के लिए (आपका नाम, ईमेल, कार्यस्थान, बिलिंग स्थिति और सहायता इतिहास) हम नियंत्रक हैं, और उसे यह अनुबंध नहीं, बल्कि हमारी गोपनीयता नीति नियंत्रित करती है। यह विभाजन वही है जो उस नीति के अनुभाग 2 में निर्धारित है।

जहाँ कोई विद्यालय, नियोक्ता या अन्य संस्था PollsLive के साथ सत्र चलाती है, वहाँ कक्षा या कार्यस्थल की गतिविधि के लिए वह संस्था नियंत्रक है और यह अनुबंध उसी के प्रति लागू होता है।

3. विषय-वस्तु, अवधि, प्रकृति और उद्देश्य

विषय-वस्तु और उद्देश्य। PollsLive सेवा प्रदान करना: पोल, सर्वेक्षण और लाइव सत्र होस्ट करना, रीयल टाइम में प्रतिक्रियाएँ एकत्र करना और गिनना, परिणाम प्रस्तुत करना, और आपके अनुरोध पर निर्यात और सारांश तैयार करना।

प्रसंस्करण की प्रकृति। स्वचालित साधनों द्वारा संग्रह, अभिलेखन, संग्रहण, संरचना, पुनर्प्राप्ति, प्रदर्शन, निर्यात, और मिटाना। जहाँ आप हमारी AI सुविधाओं का उपयोग करते हैं, वहाँ इसमें हमारे उप-प्रोसेसर पृष्ठ पर नामित AI प्रोसेसर को प्रेषण भी शामिल है। ध्यान दें कि AI प्रतिक्रिया डाइजेस्ट चलाने पर उस पोल के लिए आपके प्रतिभागियों के मुक्त-पाठ उत्तर भेजे जाते हैं।

अवधि। जब तक आपका कार्यस्थान मौजूद है, और उसके बाद केवल अनुभाग 10 में वर्णित अवधि के लिए।

डेटा विषयों की श्रेणियाँ। आपके प्रतिभागी और उत्तरदाता, आपके द्वारा अपने कार्यस्थान में आमंत्रित सदस्य, और आपके द्वारा अपलोड की गई सामग्री में पहचाने गए कोई भी व्यक्ति।

व्यक्तिगत डेटा के प्रकार। आपके प्रश्नों की प्रतिक्रियाएँ, जिनमें मुक्त-पाठ उत्तर शामिल हैं; प्रतिभागियों द्वारा दर्ज किए गए उपनाम या प्रदर्शन नाम; कोई भी संपर्क या लीड-कैप्चर फ़ील्ड जिन्हें आप एकत्र करना चुनते हैं; कार्यस्थान सदस्यों के नाम और ईमेल पते; और दोहरे मतदान को रोकने के लिए उपयोग किया जाने वाला तकनीकी डेटा, जो एक एकतरफ़ा छद्मनामी मान है, न कि संग्रहीत पता। हम आपसे अनुच्छेद 9 के अंतर्गत विशेष-श्रेणी का डेटा नहीं माँगते, और सेवा उसे रखने के लिए डिज़ाइन नहीं की गई है। यदि आपके प्रश्न उसे प्राप्त कराते हैं, तो उस निर्णय के लिए आप ही नियंत्रक रहते हैं।

4. प्रलेखित निर्देशों पर प्रसंस्करण

हम व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण केवल आपके प्रलेखित निर्देशों पर करते हैं, जिनमें अंतरराष्ट्रीय स्थानांतरण संबंधी निर्देश भी शामिल हैं। सेवा का आपका उपयोग (आपके द्वारा बनाए गए पोल, चुनी गई सेटिंग्स, चलाए गए निर्यात) इस अनुबंध और नियमों के साथ मिलकर वे निर्देश बनाता है। यदि EU या सदस्य-राज्य का कानून हमसे किसी अन्य आधार पर प्रसंस्करण की अपेक्षा करता है, तो ऐसा करने से पहले हम आपको बताएँगे, जब तक कि वह कानून ऐसी सूचना देने से मना न करे। यदि हमें लगता है कि कोई निर्देश डेटा संरक्षण कानून का उल्लंघन करता है, तो हम आपको बताएँगे।

5. गोपनीयता (Confidentiality)

उत्पादन प्रणालियों तक पहुँच उन्हीं लोगों तक सीमित है जिन्हें सेवा के संचालन और सहायता के लिए इसकी आवश्यकता है, और वे गोपनीयता दायित्वों से बंधे हैं जो उनकी नियुक्ति समाप्त होने के बाद भी बने रहते हैं। हम कार्यस्थान की सामग्री नहीं पढ़ते, सिवाय वहाँ जहाँ आपके द्वारा माँगी गई सहायता प्रदान करने, किसी दुरुपयोग रिपोर्ट की जाँच करने के लिए यह आवश्यक हो, या जहाँ कानून इसकी अपेक्षा करे।

6. सुरक्षा उपाय (अनुच्छेद 32)

आज लागू तकनीकी और संगठनात्मक उपाय। इनका अधिक विस्तृत वर्णन हमारे सुरक्षा पृष्ठ पर है; यह सूची वह है जिसके लिए हम अनुबंधात्मक रूप से प्रतिबद्ध हैं, और हम किसी विशिष्ट उपाय को बदल सकते हैं बशर्ते सुरक्षा का समग्र स्तर कम न हो।

• पारगमन में एन्क्रिप्शन। सारा ट्रैफ़िक TLS पर परोसा जाता है, जो हमारे CDN पर समाप्त होता है, और HTTP Strict Transport Security लागू है।
• क्रेडेंशियल भंडारण। पासवर्ड उद्योग-मानक एकतरफ़ा भंडारण (one-way storage) का उपयोग करके संरक्षित किए जाते हैं। हम कभी भी पुनर्प्राप्त करने योग्य प्रति नहीं रखते।
• दुरुपयोग रोकथाम में डेटा न्यूनीकरण। दुरुपयोग रोकने के लिए उपयोग किए जाने वाले तकनीकी पहचानकर्ताओं को न्यूनतम रखा जाता है, संरक्षित किया जाता है, और केवल संबंधित सुरक्षा उद्देश्य के लिए आवश्यकतानुसार ही रखा जाता है।
• इंफ्रास्ट्रक्चर सुरक्षा। सेवा डेटा यूरोपीय संघ में स्तरित नेटवर्क और पहुँच नियंत्रणों के साथ होस्ट किया जाता है।
• पहुँच नियंत्रण। कार्यस्थान पहुँच भूमिका-आधारित है, प्रशासनिक कार्रवाइयों का ऑडिट किया जाता है, और उत्पादन पहुँच अधिकृत कर्मियों तक सीमित है।
• एप्लिकेशन सुदृढ़ीकरण। हम ब्राउज़र सुरक्षा नियंत्रणों, अनुरोध सीमाओं, स्वचालित दुरुपयोग रोकथाम, और सेवा के लिए उपयुक्त सुरक्षा निगरानी का उपयोग करते हैं।
• अपलोड सुरक्षा। छवियों को ग्रहण करते समय पुनः एन्कोड किया जाता है, जिससे अंतःस्थापित मेटाडेटा और छवि-डेटा के अलावा सब कुछ हट जाता है; असुरक्षित फ़ाइल प्रकार अस्वीकार किए जाते हैं।
• लचीलापन। बैकअप एक निर्धारित समय-सारणी पर चलते हैं, किसी अलग स्थान पर रखे जाते हैं, और उनकी पुनर्स्थापना का परीक्षण किया जाता है, न कि उसे मान लिया जाता है। प्रतिधारण सीमाएँ एक निर्धारित जॉब द्वारा लागू की जाती हैं, न कि केवल आकांक्षा के रूप में छोड़ी जाती हैं।
• आपके लिए आपके डेटा की उपलब्धता। कार्यस्थान स्वामी हमसे पूछे बिना अपना डेटा निर्यात कर सकते हैं और अपना खाता मिटा सकते हैं, इसलिए इनमें से कोई भी हमारे प्रतिक्रिया समय पर निर्भर नहीं है।
• पैचिंग और भेद्यता प्रबंधन। ऑपरेटिंग-सिस्टम के सुरक्षा अद्यतन स्वचालित रूप से लागू किए जाते हैं, और होस्ट कॉन्फ़िगरेशन का नियमित रूप से ऑडिट किया जाता है। एप्लिकेशन निर्भरताओं की प्रकाशित भेद्यताओं के लिए निगरानी की जाती है और उन्हें निरंतर आधार पर अद्यतन किया जाता है।
• संग्रहीत डेटा। संग्रहीत सेवा डेटा तक पहुँच प्रतिबंधित है और संवेदनशील क्रेडेंशियल एकतरफ़ा सुरक्षा का उपयोग करते हैं।

7. उप-प्रोसेसर

आप हमें उप-प्रोसेसर नियुक्त करने के लिए सामान्य प्राधिकरण देते हैं। वर्तमान सूची, प्रत्येक के उद्देश्य, उसके द्वारा संभाले जाने वाले डेटा और उसके स्थान के साथ, उप-प्रोसेसर पर प्रकाशित है और अद्यतन रखी जाती है। वह पृष्ठ इस अनुबंध की अनुसूची है, न कि उसकी प्रति, इसलिए दोनों में अंतर नहीं आ सकता।

प्रत्येक उप-प्रोसेसर एक लिखित अनुबंध से बंधा है जो ऐसे डेटा संरक्षण दायित्व लागू करता है जो इस अनुबंध के दायित्वों से कम सुरक्षात्मक नहीं हैं, और उनके निष्पादन के लिए हम आपके प्रति उसी प्रकार उत्तरदायी हैं जैसे अपने निष्पादन के लिए, हमारे नियम और शर्तों के खंड 20 की देयता सीमाओं के भीतर। जब हम किसी उप-प्रोसेसर को जोड़ने या बदलने की योजना बनाते हैं, तो उसके द्वारा आपके डेटा का प्रसंस्करण शुरू करने से कम से कम 30 दिन पहले हम उस पृष्ठ को परिवर्तन और उसके प्रभावी होने की तिथि के साथ अद्यतन करते हैं, जब तक कि सेवा को सुरक्षित या उपलब्ध रखने के लिए हमें पहले कार्य न करना पड़े, उस स्थिति में हम उसे यथाशीघ्र अद्यतन करते हैं। कोई भी ग्राहक हमारे संपर्क फ़ॉर्म के माध्यम से ऐसे परिवर्तनों की सीधे सूचना दिए जाने का अनुरोध कर सकता है, और परिवर्तन प्रभावी होने से पहले उचित डेटा संरक्षण आधारों पर आपत्ति कर सकता है। यदि हम आपत्ति का समाधान नहीं कर सकते, तो आप प्रभावित सेवा समाप्त कर सकते हैं और हम अप्रयुक्त अवधि के लिए अग्रिम भुगतान किए गए किसी भी शुल्क की धनवापसी करते हैं।

8. डेटा विषयों के अधिकारों में सहायता

प्रसंस्करण की प्रकृति को ध्यान में रखते हुए, हम उपयुक्त तकनीकी और संगठनात्मक उपायों द्वारा आपके प्रतिभागियों के उन अनुरोधों को पूरा करने में आपकी सहायता करते हैं जो उनके डेटा तक पहुँचने, उसे सुधारने, मिटाने, प्रतिबंधित करने, पोर्ट करने या उसके प्रसंस्करण पर आपत्ति करने से संबंधित हों। व्यवहार में इनमें से अधिकांश स्व-सेवा है: कार्यस्थान स्वामी सीधे प्रतिक्रियाएँ देख, निर्यात और हटा सकते हैं। यदि कोई प्रतिभागी आपके द्वारा चलाए गए किसी पोल के बारे में हमसे संपर्क करता है, तो हम उसे नियंत्रक के रूप में आपके पास भेजेंगे और अनुरोध पर कार्रवाई करने में आपकी सहायता करेंगे। जहाँ कोई अनुरोध हम तक पहुँचता है और कानून हमसे स्वयं कार्रवाई करने की अपेक्षा करता है, वहाँ हम करेंगे।

9. उल्लंघन की सूचना और आकलन

हम व्यक्तिगत डेटा उल्लंघनों का पता लगाने, उनकी जाँच करने और उन्हें दर्ज करने की प्रक्रियाएँ बनाए रखते हैं। जहाँ कोई उल्लंघन उस व्यक्तिगत डेटा को प्रभावित करता है जिसका प्रसंस्करण हम आपके लिए करते हैं, वहाँ उसकी जानकारी होने के बाद हम आपको बिना अनुचित विलंब के, और किसी भी स्थिति में 48 घंटों के भीतर सूचित करेंगे, साथ ही वह जानकारी देंगे जिसकी आपको अपने अनुच्छेद 33 के दायित्व को पूरा करने के लिए आवश्यकता है: क्या हुआ, संबंधित अभिलेखों की श्रेणियाँ और अनुमानित संख्या, संभावित परिणाम, और उठाए गए उपाय। जहाँ हमारे पास अभी यह सारी जानकारी नहीं है, वहाँ हम जो उपलब्ध है वह भेजते हैं और बाद में शेष जानकारी देते हैं। अपने पर्यवेक्षी प्राधिकरण को सूचित करना नियंत्रक के रूप में आपका निर्णय रहता है।

प्रसंस्करण की प्रकृति और हमारे पास उपलब्ध जानकारी को ध्यान में रखते हुए, हम अनुच्छेद 35 और 36 के अंतर्गत डेटा संरक्षण प्रभाव आकलनों और पूर्व परामर्श में आपकी सहायता करते हैं।

10. वापसी और विलोपन

सेवा के दौरान किसी भी समय आप अपने कार्यस्थान का डेटा मशीन-पठनीय रूप में निर्यात कर सकते हैं, इसलिए वापसी समाप्ति पर निर्भर नहीं है।

जब आप अपना खाता हटाते हैं या अपना कार्यस्थान बंद करते हैं, तो हम वह व्यक्तिगत डेटा हटा देते हैं जिसका प्रसंस्करण हम आपके लिए करते हैं, सिवाय वहाँ जहाँ EU या सदस्य-राज्य का कानून हमसे उसे रखने की अपेक्षा करता है, विशेष रूप से बिलिंग अभिलेख, जो डच प्रतिधारण दायित्व के अधीन हैं और हटाए जाने के बजाय हमारी गोपनीयता नीति में प्रकट किए गए हैं। हम इसे 30 दिनों के भीतर अपनी लाइव प्रणालियों से हटा देते हैं, और बैकअप के क्रमिक रूप से हटने के साथ यह अगले 35 दिनों के भीतर हमारे बैकअप से भी हट जाता है। अनुरोध करने पर हम विलोपन की लिखित पुष्टि करते हैं।

11. जानकारी और ऑडिट

हम आपको अनुच्छेद 28 के अनुपालन को प्रदर्शित करने के लिए आवश्यक जानकारी उपलब्ध कराते हैं, और आपके द्वारा या आपके द्वारा अधिदेशित किसी ऑडिटर द्वारा किए जाने वाले ऑडिट, जिनमें निरीक्षण शामिल हैं, की अनुमति देते हैं और उनमें योगदान करते हैं।

पहले चरण में हम एक लिखित सुरक्षा प्रश्नावली का उत्तर देंगे और अपने नियंत्रणों, डेटा रेजिडेंसी और समीक्षा प्रथाओं का लिखित विवरण प्रदान करेंगे, जिससे अधिकांश ग्राहकों के लिए बिना ऑन-साइट दौरे के प्रश्न सुलझ जाता है। जहाँ यह वास्तव में पर्याप्त नहीं है, वहाँ उचित सूचना पर ऑडिट किया जा सकता है, वर्ष में एक बार से अधिक नहीं, जब तक कि कोई उल्लंघन या पर्यवेक्षी प्राधिकरण अन्यथा अपेक्षित न करे, व्यावसायिक समय के दौरान, गोपनीयता के अधीन, और ऐसे तरीके से जो अन्य ग्राहकों के लिए सेवा को बाधित न करे। हम एक छोटी कंपनी हैं: हम सार्वजनिक इंटरनेट पर विस्तृत ऑडिट रिपोर्ट प्रकाशित नहीं करते, और हम किसी ऐसे प्रमाणन का संकेत देने के बजाय यह स्पष्ट रूप से कहते हैं, जो हमारे पास नहीं है।

12. अंतरराष्ट्रीय स्थानांतरण

हमारा मुख्य एप्लिकेशन और डेटाबेस यूरोपीय संघ में होस्ट किए गए हैं। जहाँ कोई उप-प्रोसेसर EEA के बाहर व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण कर सकता है, वहाँ वह स्थानांतरण अनुच्छेद 46 के अंतर्गत एक उपयुक्त सुरक्षा-व्यवस्था के तहत किया जाता है: व्यवहार में यूरोपीय आयोग के मानक संविदात्मक खंड (Standard Contractual Clauses), और जहाँ प्रासंगिक हो, EU-US Data Privacy Framework। ऐसे किसी भी स्थानांतरण के लिए मॉड्यूल दो (नियंत्रक-से-प्रोसेसर) खंड संदर्भ द्वारा इस अनुबंध में सम्मिलित किए गए हैं, और इस अनुबंध के अनुलग्नक (Annexes) ऊपर के अनुभाग 3, 6 और 7 द्वारा प्रदान किए गए हैं।

13. हस्ताक्षरित प्रति प्राप्त करना

यह अनुबंध आपके कार्यस्थान के लिए पहले से लागू है; इसके लागू होने के लिए किसी हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है। यदि आपकी खरीद या कानूनी टीम को प्रति-हस्ताक्षरित PDF चाहिए, या इसे आपके अपने प्रपत्र पर निष्पादित कराना है, तो support@pollslive.com पर ईमेल करें या हमारे संपर्क फ़ॉर्म का उपयोग करें और "गोपनीयता / GDPR" चुनें। ऊपर दी गई किसी भी बात के बारे में प्रश्न भी इसी स्थान पर भेजें।