1. Verwerkingsverantwoordelijke
PollsLive wordt geëxploiteerd door A Plus Apps, ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel (KVK) onder nummer 42117052 en gevestigd in Nederland ("wij", "ons", "onze"). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven, behalve waar artikel 2 anders bepaalt. Onze leidende toezichthouder is de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (Autoriteit Persoonsgegevens). Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen op grond van artikel 37 AVG en hebben er geen aangesteld; privacyzaken worden rechtstreeks door het team behandeld via support@pollslive.com of via ons contactformulier.
2. Rollen als verantwoordelijke & verwerker
Voor je account (je naam, e-mail, workspace, factureringsstatus en supportgeschiedenis) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarom en hoe die gegevens worden verwerkt, en dit beleid regelt dat.
Voor de content en antwoorden binnen een workspace (de vragen die een maker schrijft, de stemmen en open-tekstantwoorden die deelnemers indienen, en eventuele leadcapture-velden die een maker inschakelt) is de workspace-eigenaar de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker op hun instructies. Als je een poll heeft beantwoord en je antwoord wilt laten verwijderen, neem contact op met de organisatie die hem draaide; wij helpen hen dat uit te voeren, en handelen zelf waar de wet dat vereist.
Onze verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG zet die verwerking volledig uiteen en geldt automatisch voor elke workspace. U hoeft die niet aan te vragen. Hij neemt de EU-standaardcontractbepalingen op waar die nodig zijn voor verdere doorgiften. Als je inkoopteam een medeondertekend exemplaar nodig heeft, mail support@pollslive.com.
Je verplichtingen wanneer u de verwerkingsverantwoordelijke bent. Als je polls of live sessies draait, moet u een rechtmatige grondslag hebben voor persoonsgegevens die u van deelnemers verzamelt, de privacyverklaring verstrekken die de wet vereist, en toestemming verkrijgen waar dat verplicht is. Wij verwerken die gegevens op je instructies onder de DPA; wij controleren niet of je verklaring of toestemming toereikend is. Zie ook het onderdeel Je content in onze Voorwaarden.
Als je een poll beantwoordt of aan een live sessie deelneemt. De persoon of organisatie die de poll of sessie draait, bepaalt wat er wordt gevraagd en wat er met je antwoorden gebeurt: die is de verwerkingsverantwoordelijke en hoort je te vertellen hoe de antwoorden worden gebruikt, en wij draaien de Dienst voor hen als verwerker. Wij zijn alleen verwerkingsverantwoordelijke voor wat het stemmen eerlijk en de Dienst veilig houdt: een willekeurig browsertoken in de cookie pollslive_voter (12 maanden) en beveiligings- en misbruiklogs (12 maanden). Je hebt geen account nodig, en je kunt antwoorden zonder je naam op te geven. Je antwoorden worden bewaard tot de organisator ze verwijdert of de workspace sluit. Om je antwoorden in te zien, te corrigeren of te verwijderen, neem je contact op met de organisator; je kunt ook contact met ons opnemen, dan sturen wij je verzoek door, of handelen we zelf waar de wet dat vereist. Je kunt een klacht indienen bij je toezichthouder voor gegevensbescherming; de onze is de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.
3. Gegevens die we verzamelen
Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord-hash (bij aanmelding met inloggegevens) of Google-accountidentificatie (bij OAuth-aanmelding), workspace-lidmaatschap en factureringsstatus. Voor betaalde accounts bewaren we ook wat onze betalingsaanbieder teruggeeft over een afschrijving: het factureringsland, de stad en staat, het kaartmerk en de laatste vier cijfers, het type betaalmethode, en de fraudscore van de aanbieder voor die betaling. Wij ontvangen of bewaren nooit het volledige kaartnummer.
Pollcontent: vragen, opties, thema's, slide decks en gepubliceerde pollconfiguraties die u maakt.
Stem- en deelnamegegevens: gekozen opties, bijnamen die je kiest in live sessies, en tijdstempels. We gebruiken een beschermd browsertoken en misbruikpreventie aan de serverkant om dubbel stemmen te beperken zonder dat een account nodig is. Stemrecords bevatten niet de naam, het e-mailadres of het ruwe IP-adres van een stemmer, tenzij de deelnemer vrijwillig een weergavenaam opgeeft. Daardoor zijn stemmen in juridische zin gepseudonimiseerd en niet anoniem: antwoorden vanuit dezelfde browser kunnen aan elkaar worden gekoppeld, maar niet aan een naam, tenzij de deelnemer er een opgeeft.
Contactinzendingen: wanneer u ons contactformulier gebruikt, bewaren we je naam, e-mail, gekozen categorie, onderwerp, bericht en eventuele bijlagen, samen met een gehasht IP-adres en browser-useragent tegen misbruik. Onze database bewaart alleen de hash; de notificatie-e-mail naar onze eigen supportmailbox bevat ook het ruwe adres, zodat een mens kan optreden bij een kwaadaardige inzending. Die e-mail wordt bezorgd door de aanbieder die onder Subverwerkers staat. We gebruiken dit uitsluitend om je verzoek te behandelen.
Leadcapture (optioneel): als leadcapture aanstaat voor een poll of enquête, bewaren we de contactvelden die een respondent invult (bijvoorbeeld e-mail, naam of bedrijf), alleen als die het toestemmingsvakje aanvinkt, en de bezorgstatus naar je bestemmingen. In abonnementen die het bevatten, staat leadcapture standaard aan voor de feedbackenquête die na een livesessie wordt verstuurd.
PollsLive-nieuws: als je productnieuws van PollsLive aanvraagt, in de footer van de site of met het optionele vakje in een feedbackenquête na een evenement, bewaren we je e-mailadres, waar je je hebt aangemeld en een gehasht IP-adres. Het vakje is nooit vooraf aangevinkt, we sturen alleen een bevestigingsmail totdat je het adres bevestigt, en je kunt je toestemming op elk moment intrekken. De organisator van de enquête ziet deze keuze niet.
Pulse AI-chat: wanneer u de Studio-assistent gebruikt, bewaren we gesprekstranscripten die nodig zijn om de chat voort te zetten en de supportkwaliteit te verbeteren.
Content die naar AI-functies wordt gestuurd: wanneer je Pulse AI gebruikt om een poll te ontwerpen of te vertakken, gaan je prompts en de pollcontent naar onze AI-verwerker, die ze alleen doorstuurt naar modelaanbieders die prompts niet bewaren en niet gebruiken voor training. Als een host een AI-antwoorddigest op een poll uitvoert, gaan de open-tekstantwoorden van deelnemers voor die poll alleen naar een aanbieder wiens voorwaarden verbieden dat die ze bewaart of gebruikt voor training; wanneer er geen is geconfigureerd, schrijft onze regelgebaseerde engine de digest. Aanbieders staan op onze pagina Subverwerkers.
Verwijzingsbron: als je aankomt via een link die aangeeft waarvandaan (bijvoorbeeld een softwaredirectory of onze nieuwsbrief), bewaren we dat ene korte label (zoals "g2" of "newsletter") bij je workspace, eenmaal, wanneer de workspace wordt aangemaakt. Het legt vast welk kanaal u bij PollsLive bracht, zodat we weten welke de moeite waard zijn. Het wordt nooit overschreven, is niet gekoppeld aan een advertentienetwerk, en we zetten geen cookie en bewaren niets op je apparaat om het te verzamelen.
Gebruiks- en technische gegevens: bezochte pagina's, functiegebruik, uitgaande mailbezorgingslogs, en beveiligingslogs die worden gebruikt om de Dienst te exploiteren, beveiligen en verbeteren.
4. Hoe we gegevens gebruiken
- De pollingdienst leveren, onderhouden en verbeteren
- Makers authenticeren en workspaces beheren
- Abonnementen verwerken en betalingsfraude voorkomen
- Realtime en geaggregeerde pollresultaten tonen
- Reageren op support-, facturerings- en privacyverzoeken
- Misbruik en beveiligingsincidenten detecteren, voorkomen en onderzoeken
5. Rechtsgrondslagen (AVG)
Waar de AVG van toepassing is, steunen we op de volgende rechtsgrondslagen. Uitvoering van een overeenkomst: het leveren van de Dienst aan accounthouders, het innen van betalingen, de AI-functies waar je om vraagt, en e-mail over je account en facturering. Gerechtvaardigde belangen: beveiligen van de Dienst, voorkomen van dubbele stemmen, stemmanipulatie en misbruik, controles op betalingsfraude, beantwoorden van vragen, vastleggen via welke link je bij ons bent gekomen, en inzicht in geaggregeerd productgebruik, steeds afgewogen tegen je rechten. Wettelijke verplichting: belasting- en boekhoudadministratie en reageren op rechtmatige verzoeken. Toestemming: niet-essentiële analytics en de Whop Pixel, en nieuws van PollsLive per e-mail. Leadcapture-gegevens en antwoorden op polls worden verwerkt voor de host die de poll draait, en die bepaalt de rechtsgrondslag daarvoor. Om een account te maken moet je ons een e-mailadres en een wachtwoord of Google-aanmelding geven, en om een plan te kopen moet je Whop je betaalgegevens geven; zonder die gegevens kunnen we die onderdelen van de Dienst niet leveren. Deelnemers hoeven ons geen persoonsgegevens te geven om een poll te beantwoorden. Waar we op toestemming steunen, mag je die op elk moment intrekken, en intrekken is even eenvoudig als geven. Waar we op gerechtvaardigde belangen steunen, heb je het recht bezwaar te maken.
6. Geautomatiseerde besluiten & profilering
Wij voeren geen geautomatiseerde besluitvorming uit die juridische of soortgelijk significante gevolgen voor je hebt in de zin van artikel 22 AVG, en bouwen geen marketing- of gedragsprofielen voor advertenties. Drie geautomatiseerde processen draaien wel. Controles tegen misbruik scoren een verzoek (rate limits, botchallenges, detectie van dubbele stemmen) om polls eerlijk te houden. Onze betalingsaanbieder geeft een fraudscore terug bij elke betaling, die we bewaren en kunnen meewegen bij het onderzoeken van een betwiste of verdachte afschrijving; die beslist nooit zelf of je de Dienst mag gebruiken. De optionele Pulse AI-functies genereren op je verzoek voorgestelde pollcontent, en een mens is altijd degene die publiceert. Als een van deze u ten onrechte blokkeert, neem contact op en een persoon beoordeelt het: je kunt om menselijke beoordeling vragen, je standpunt kenbaar maken, en de uitkomst betwisten.
7. Subverwerkers
We gebruiken een klein aantal vertrouwde subverwerkers om de Dienst te leveren. De tabel hieronder vermeldt degenen die de meest voorkomende persoonsgegevensstromen verwerken.
| Subverwerker | Type dienst | Locatie / rechtsgebied | Doorgegeven gegevens |
|---|---|---|---|
| Whop Inc. | Betalingsverwerking en facturering (Merchant of Record) | Verenigde Staten / wereldwijd (EU-standaardcontractbepalingen) | Factureringsgegevens, e-mail, transactierecords |
| Hostinger | Cloudinfrastructuur en rekenkracht | Datacentra in de Europese Unie | Databaserecords, applicatielogs |
| MXroute | Transactionele e-mail en authenticatiemail | Verenigde Staten / wereldwijd (EU-standaardcontractbepalingen) | Account-e-mail, magische links, factureringsberichten |
Een volledig, actueel overzicht van subverwerkers met elke aanbieder die we gebruiken staat op onze pagina Subverwerkers.
8. Derden
- Whop: betalingsverwerking en abonnementsbeheer, optredend als Merchant of Record
- Google: optionele single sign-on (OAuth) voor accounttoegang
- Cloudflare: DNS, CDN en botbescherming (Turnstile)
- OpenRouter: onze AI-provider voor chat met Pulse AI en genereren; stuurt elk verzoek door naar de aanbieder van het gekozen model. We sturen verzoeken alleen door naar modelaanbieders die prompts niet bewaren en niet gebruiken voor training, en we gebruiken geen gratis modelvarianten.
- MXroute: transactionele e-mailbezorging (account-, facturerings- en productmail)
- Hostinger: EU-gebaseerde hosting voor onze applicatie, database en cache
Een volledig, actueel overzicht met het doel van elke aanbieder, de gegevens die hij verwerkt, en de locatie staat op onze pagina Subverwerkers. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
10. Gegevensbeveiliging
Verkeer wordt onderweg versleuteld. Inloggegevens worden beschermd met eenrichtingsopslag volgens de industriestandaard, en toegang tot productiesystemen is beperkt. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen en herzien die maatregelen naarmate de Dienst verandert.
11. Datalekken
We hanteren procedures om inbreuken op persoonsgegevens te detecteren, te onderzoeken en vast te leggen. Waar een inbreuk waarschijnlijk een risico vormt voor je rechten en vrijheden, melden we die zonder onnodige vertraging aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar mogelijk, binnen 72 uur na kennisname, zoals artikel 33 AVG vereist. Waar het risico hoog is, informeren we ook getroffen gebruikers rechtstreeks en zonder onnodige vertraging op grond van artikel 34. Waar we als verwerker optreden voor een workspace-eigenaar, melden we die klant zonder onnodige vertraging zodat zij hun eigen verplichtingen kunnen nakomen.
12. Internationale doorgiften
Onze kerninfrastructuur voor de applicatie wordt gehost in Duitsland, binnen de EU. Sommige verwerkers zijn gevestigd buiten de EER of kunnen daar gegevens verwerken, ook in de Verenigde Staten: Whop, Google, Cloudflare, MXroute, Slack (alleen als je het koppelt) en OpenRouter, met de AI-modelaanbieders waarnaar het doorstuurt. Voor elke zulke doorgifte baseren we ons op het EU-VS Data Privacy Framework als de ontvanger daaronder gecertificeerd is, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (met het VK-addendum voor gegevens uit het Verenigd Koninkrijk), zo nodig met aanvullende maatregelen. Je kunt ons om een kopie van de betreffende waarborgen vragen.
13. Bewaring & verwijdering
We bewaren persoonsgegevens alleen zolang we ze nodig hebben. Een geplande taak handhaaft de onderstaande termijnen voor beveiligings-, misbruik- en auditlogs, uitgaande mailbezorgingslogs, bewaarde kopieën van e-mailteksten, wachtwoordresetrecords, gesprekken met Pulse AI en verlopen IP-bans. Accountgegevens worden bewaard terwijl je account actief is en verwijderd wanneer je het verwijdert; pollcontent en antwoorden, inclusief leadcapture-gegevens, tot de host ze verwijdert of de workspace wordt gesloten; beveiligings-, misbruik- en auditlogs en uitgaande mailbezorgingslogs 12 maanden; bewaarde kopieën van e-mailteksten 90 dagen; gesprekken met de assistent Pulse AI 180 dagen na het laatste bericht; aanmeldingen voor nieuws van PollsLive tot je je afmeldt; contactformulierinzendingen en bijlagen tot je verzoek is afgehandeld en eventuele gerelateerde verplichting is verstreken (we beoordelen en verwijderen deze handmatig in plaats van op een vaste dagtelling, omdat een verkoop- of juridische thread langer kan leven dan een generiek opschoonvenster); wachtwoordresetrecords 12 maanden. Verlopen IP-bans worden automatisch opgeheven en daarna verwijderd, evenals bans die we handmatig opheffen; een ban die nog van kracht is blijft tot we hem opheffen.
Wat we bewaren nadat je je account verwijdert. Facturerings- en factuurrecords, inclusief restituties en het daaraan gekoppelde e-mailadres, worden 7 jaar bewaard omdat de Nederlandse fiscale wet dat vereist. Artikel 17(3)(b) AVG staat ons toe gegevens te bewaren waar een wettelijke verplichting geldt. We bewaren ook een verwijderingsrecord: het tijdstip, of je of een beheerder het account verwijderde, het plan, de taal, en tellingen van workspaces, polls en sessies, plus een gehashte e-mail met sleutel zodat een latere aanmelding met hetzelfde adres herkend kan worden. Dat record bevat niet je naam of het adres zelf. Feedbackantwoorden worden met het account verwijderd. Al het andere dat aan je account hangt, inclusief je mailbezorgingslogs, wordt ermee verwijderd.
Het verwijderingsrecord bevat ook de interne id van het account, de datum waarop het account is aangemaakt, hoe u ons vertelde PollsLive te hebben gevonden en de reden die u bij het verwijderen koos, als die er is. Het wordt 3 jaar na het account verwijderd. IP-blokkades die we handmatig opheffen, worden 12 maanden na het opheffen verwijderd. Een adres dat bouncete of zich afmeldde, blijft 12 maanden op onze niet-mailen-lijst, zodat we het niet opnieuw mailen.
Verwijdering is onmiddellijk in de applicatie en plant zich door naar backups binnen 35 dagen, waarna backupkopieën worden geroteerd.
14. Je rechten
Afhankelijk van je rechtsgebied (inclusief onder de AVG en de UK GDPR) kunt u het recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, en om toestemming op elk moment in te trekken. De meeste hiervan kunt u zelf uitoefenen via Studio → Account & privacy; voor al het andere neemt u contact met ons op en reageren we binnen een maand, zoals artikel 12(3) vereist. We rekenen niets voor deze verzoeken en behandelen u niet slechter omdat je er een doet. Als je ontevreden bent over onze reactie, heeft u het recht een klacht in te dienen bij je lokale toezichthouder: voor ons is dat de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), en in het VK de Information Commissioner's Office (ico.org.uk). Deelnemers en voormalige gebruikers kunnen ook ons privacyverzoekformulier gebruiken.
15. Privacyrechten in Amerikaanse staten
Als je inwoner bent van Californië (CCPA/CPRA) of een andere Amerikaanse staat met een uitgebreide privacywet (zoals Virginia, Colorado, Connecticut of Utah), heeft u het recht te weten welke persoonsgegevens we verzamelen, die in te zien en te verwijderen, onjuistheden te corrigeren, en af te zien van de "sale" of "sharing" van persoonsgegevens en van gerichte advertenties.
Wij verkopen je persoonsgegevens niet, gebruiken ze niet voor cross-context gedragsadvertenties, en hebben dat in de voorafgaande twaalf maanden niet gedaan. Eén script met toestemming, de Whop Pixel, rapporteert paginaweergaven en aankoopattributie aan Whop, onze merchant of record; voor zover dat als "sharing" geldt onder de wet van je staat, is het afwijzen van analytics in de toestemmingsbanner, of in Studio → Account & privacy, je opt-out en houdt de pixel uit. Wij verzamelen of verwerken niet willens en wetens gevoelige persoonsgegevens om kenmerken af te leiden. Je kunt je rechten op inzage, verwijdering, correctie en overdraagbaarheid uitoefenen via Studio → Account & privacy of door contact met ons op te nemen, en u wordt niet gediscrimineerd omdat je dat doet. U mag een gemachtigde agent gebruiken waar je staat dat toestaat.
Global Privacy Control. Als uw browser een Global Privacy Control-signaal (GPC) stuurt, behandelen we dat als uw bezwaar tegen verkoop en delen: analytics en de Whop Pixel blijven uit en de toestemmingsbanner vraagt niets. U kunt dit wijzigen via Uw privacykeuzes onderaan elke pagina.
Beroep. Als we een privacyverzoek afwijzen, vertellen we u waarom. Inwoners van staten die een beroepsrecht bieden (waaronder Virginia, Colorado, Connecticut, Montana, Texas en Oregon) kunnen tegen die beslissing in beroep gaan door te antwoorden op onze reactie of te mailen naar support@pollslive.com met "Privacy appeal" in het onderwerp. We beoordelen en reageren binnen 45 dagen. Als we het beroep afwijzen, kunt u contact opnemen met de Attorney General van je staat.
16. Privacy van kinderen & scholen
PollsLive richt zich niet op kinderen. Door een account te maken bevestigt u dat je minstens 16 bent, of 13 waar lokale wet een lagere leeftijd met passende toestemming toestaat. We vragen geen geboortedatum bij aanmelding, en verzamelen niet willens en wetens persoonsgegevens van kinderen onder die leeftijd. Als je denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft gegeven, neem contact op en we verwijderen die snel.
Gebruik in de klas. Leraren en instellingen gebruiken PollsLive wel met leerlingen. Waar dat gebeurt, is de school of instelling de verwerkingsverantwoordelijke voor de klasactiviteit en verantwoordelijk voor de passende rechtsgrondslag of ouderlijke toestemming onder de AVG (artikel 8), de Amerikaanse Children's Online Privacy Protection Act (COPPA) en eventuele lokale schoolwetgeving. Leerlingen beantwoorden polls zonder account en zonder om een naam te worden gevraagd tenzij de leraar bijnamen inschakelt, wat de betrokken persoonsgegevens by design minimaal houdt.
Leerplatforms. PollsLive ontvangt geen klassenlijsten of leerlinggegevens uit een leerplatform (LMS): een start vanuit een LMS opent de poll en de leerling doet mee zoals elke andere deelnemer.
17. India & andere regio's
Als je in India bent, behandelen we je persoonsgegevens in lijn met de Digital Personal Data Protection Act, 2023 (DPDP Act) en de bijbehorende Rules. Je hebt het recht op inzage, correctie en wissing van je persoonsgegevens, het recht op klachtenafhandeling, en het recht een ander te benoemen om je rechten namens u uit te oefenen. Om een klacht in te dienen, mail support@pollslive.com met "DPDP grievance" in het onderwerp; we reageren binnen de wettelijk vereiste termijnen. Als je niet tevreden bent met onze reactie, kunt u escaleren naar de Data Protection Board of India. In alle andere regio's passen we de waarborgen uit dit beleid toe (bescherming op AVG-niveau) op iedereen die de Dienst gebruikt, waar je ook bent.
18. Wijzigingen
We kunnen dit beleid bijwerken, bijvoorbeeld wanneer we een functie toevoegen, een verwerker wijzigen, of wanneer de wet verandert. De huidige versie staat altijd op deze pagina met de ingangsdatum. Voor wijzigingen die je rechten of hoe we je gegevens gebruiken wezenlijk beïnvloeden, geven we minstens 30 dagen vooraf kennis voordat ze van kracht worden, via een bericht op de Dienst en per e-mail aan accounthouders waar we een geverifieerd adres hebben. Waar een wijziging je toestemming vereist onder toepasselijk recht, vragen we die in plaats van die aan te nemen. Voortgezet gebruik na een niet-materiële wijziging geldt als aanvaarding; als je een materiële wijziging niet accepteert, mag u je account verwijderen voordat die van kracht wordt.
19. Contact
Privacyverzoeken: support@pollslive.com, of gebruik ons contactformulier en kies "Privacy / GDPR".